人が増えたとき、就業規則は後回しになりやすい

採用が続いたり、パート・アルバイトを含めた人員が増えたりすると、給与や勤怠の運用は変わっても、就業規則の確認が後回しになることがあります。特に、ある拠点の人数が増えてきた会社は、就業規則を作成しているかだけでなく、届出・意見書・周知まで一連で確認することが大切です。

10人の基準は会社全体ではなく事業場ごと

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、または変更した場合、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。ここでいう事業場は、会社全体の合計人数ではなく、事務所・工場・店舗などの単位で考えます。

たとえば本社は少人数でも、店舗や営業所で常時10人以上を使用しているなら、その拠点について届出義務が生じる可能性があります。正社員だけでなく、パートタイマー等も含めて人数を確認することが必要です。

「常時10人以上」になったときの確認順

まず、拠点ごとに常時使用する労働者の人数を把握します。繁忙期だけ一時的に10人を超えるのか、通常の体制として10人以上なのかを、雇用契約や勤務実績も踏まえて確認します。

次に、現在使っている就業規則が、その拠点や雇用形態に合っているかを見直します。始業・終業時刻、休憩、休日・休暇、賃金の決定・計算・支払、退職に関する事項は、必ず記載すべき事項です。

賃金テーブル、手当、休職・復職、育児介護、ハラスメント対応などを変更した場合も、規程本文とのずれがないか点検します。

届出だけで終わらせない

就業規則を作成または変更するときは、過半数労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、意見書を添付して届け出ます。意見書を取っただけで規程の内容が自動的に有効になるわけではなく、変更内容と手続の記録を整理しておくことが重要です。

さらに、就業規則は従業員が確認できる状態にして周知する必要があります。紙での掲示・備え付け、書面交付、または各作業場で常時確認できる電子データの設置など、自社の運用に合う方法を決めます。

見直しのきっかけを逃さない

見直しは、人数が10人に達したときだけに限りません。最低賃金の改定、賃金の締日や支払方法の変更、固定残業代や各種手当の新設、休日・休暇制度の変更、休職・復職ルールの整備なども、就業規則と関連規程を見直すきっかけになります。

採用時の労働条件通知書、給与規程、育児介護休業規程、パートタイマー向けの規程が本文と食い違っていると、説明や個別対応が難しくなります。改定の必要性を判断する段階で、実際に運用している書式と規程を一緒に照合しておくと、届出時の手戻りを減らせます。

人事担当者だけで判断せず、現場の勤務実態や給与計算の運用も確認すると、実効性のある見直しにつながります。

相談前にそろえるとよい資料

拠点別の人員一覧、現在の就業規則と付属規程、過去の届出控え、意見書、直近に変更した給与・勤怠・休職等の運用資料を並べると、確認が進みます。人員が増えた、規程と実際の運用が合わない、届出控えが見当たらないといった場合は、社会保険労務士法人エリクスへご相談ください。

参考資料（一次資料）

厚生労働省「就業規則について」

https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/regulation.html

厚生労働省「労働基準法施行規則」第49条

https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73023000&dataType=0&pageNo=2

厚生労働省「給料のことで就業規則を見たいのですが。」

https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/qa/roudousya/syuugyoukisoku/q1.html