社宅費を給与から引く前に、根拠を確かめる

社宅に入る社員が増えたので、給与ソフトに社宅費の控除欄を追加する。その前に、賃金控除の労使協定と、本人が負担する費用の根拠を確認しましょう。

社宅費を会社へ支払うことと、その費用を給与から差し引くことは、分けて考える必要があります。以前から同じ処理をしている会社でも、協定や社宅規程、入居時の説明と、実際の控除が一致しているかを点検したいところです。

税金・社会保険料と同じ扱いにはしない

労働基準法第24条は、賃金の全額払いを原則としています。税金や社会保険料など法令に根拠がある控除のほか、事業場の過半数労働組合、または過半数を代表する者との書面による協定がある場合には、賃金の一部を控除できるとされています。

社宅費や寮費を通常の給与から継続的に控除するなら、この賃金控除協定を確認します。宮城労働局の手続一覧でも、社宅費等の控除は、あらかじめ書面による協定をする手続として示されています。

入居申込書に署名があるだけで、通常の賃金控除協定の確認を省かないようにしましょう。本人の同意による相殺には別の法的な検討が必要であり、署名の存在だけで自由な意思に基づく合意と判断できるわけではありません。

協定と、本人が負担する費用の根拠をそろえる

労使協定が見つかっても、それだけで任意の金額を引いてよいということにはなりません。厚生労働省は、協定による控除を、社宅・寮の費用など、労働者が当然に支払うべきことが明らかなものについて認めています。

福島県労働委員会の解説でも、実際の控除には、労使協定に加えて、対象者の同意を得るか、就業規則等に根拠規定を設ける必要があると説明しています。

点検では、協定に社宅費・寮費の項目があるかを確認し、次に社宅規程や使用契約、本人へ説明した書面を並べます。月額、会社と本人の負担割合、費用に含む範囲が分かるかを見て、給与設定の金額と照合してください。

例えば、規程では社宅使用料のみを定めているのに、給与では光熱費まで一括して差し引いているなら、その追加分の根拠と算定方法を確認します。「社宅関係」という項目名だけでは、何の費用を徴収しているのか説明しにくくなります。

入居・退去の連絡を給与担当までつなぐ

実務上は、入居日と退去日、徴収を始める月と終える月を、社宅管理担当と給与担当で共有すると処理漏れを防ぎやすくなります。月途中の入退去については、日割りの有無や計算方法を、実際に適用する規程・契約で確認します。

法律で一律に同じ日割り方法が決まっていると考えず、自社の根拠に沿って処理することが大切です。給与明細の控除額について問い合わせがあったときに、対象期間と計算過程を説明できるようにしておきましょう。

過去の控除に食い違いが見つかった場合は、まず元の規程・契約と給与記録を残し、対象者、対象月、差額を整理します。設定だけの誤りか、担当間の連絡漏れか、負担ルール自体が不明確なのかを分けると、再発防止の対応が決めやすくなります。

原状回復費や損害賠償は、通常の社宅費と分ける

退去時の修繕費を、毎月の社宅費と同じ感覚で最後の給与から引く運用にも注意が必要です。修繕費を誰が負担するか、いくら負担するかが争われているなら、通常の使用料とまとめて処理しないようにします。

厚生労働省は、会社が労働者に損害賠償請求権を持つ場合でも、一方的に賃金と相殺することは許されないと説明しています。請求の可否と給与控除の可否を分け、合意の内容や法的な制限を確認してから対応してください。

自社で確認すること

• 賃金控除協定を確認し、社宅費・寮費の項目と、実際に給与から差し引いている費目を照合する。
• 社宅規程・使用契約・本人への説明書面と給与設定を並べ、負担額、対象期間、入退去月の計算方法を確認する。
• 社宅管理と給与担当の連絡手順を確認し、退去後の控除継続や、修繕費の一方的な差引きがないか点検する。

社宅規程や控除協定と給与処理を整理したい場合は、社会保険労務士法人エリクスへご相談ください。負担額を巡る紛争など、個別の法的判断が必要な場合は弁護士等との連携も含めて検討します。

参考資料（一次資料）

宮城労働局「労働条件・労働契約関係の手続（一覧表）」

https://jsite.mhlw.go.jp/miyagi-roudoukyoku/2/21210.html

福島県労働委員会「個別Q＆A4-（3）賃金からの控除」

https://www.pref.fukushima.lg.jp/sec/65015a/kobetuqa4-3.html

厚生労働省「労働基準法第24条（賃金の支払）について」

https://www.mhlw.go.jp/shinsai_jouhou/koyou_roudou/2r98520000017g3r.html

厚生労働省「貸付金を賃金と相殺することは可能でしょうか？」

https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/qa/zigyonushi/chingin/q12.html