2026年10月16日

年休5日、社員ごとの期限を追えていますか？管理簿と休める業務体制の確認

年休の残日数だけでは、取得漏れは見つからない

年次有給休暇の残日数は管理していても、社員ごとの「年5日」の取得状況までは追えていない。そんな場合は、残日数の一覧に加え、いつまでに何日取得する必要があるかを確認できるようにしましょう。

法定の年休が年10日以上付与される労働者については、付与日である基準日から1年以内に、5日の年休を確実に取得させる必要があります。会社全体の取得率が高くても、対象者一人ひとりの確認は欠かせません。

また、5日は取得の上限ではありません。5日を取得した社員から追加の申請があったときに、「今年はもう取ったから」と一律に断る運用になっていないかも見直したいところです。

対象は正社員だけではなく、管理監督者や、法定の付与日数が年10日以上となるパート社員も含みます。判断に使うのは、その年に新たに付与される法定年休日数であり、前年度からの繰越しを足した残日数ではありません。

まず、年休管理簿と雇用区分別の付与ルールを照合し、対象者に漏れがないか確認します。パート社員でも勤続年数によって付与日数が増えるため、入社時の設定だけで対象外のままにしないことが大切です。

入社日を基に個別付与していれば、取得期限も社員によって異なります。年度末にまとめて点検するだけで間に合うか、基準日と期限を並べて確認してください。

付与日を前倒ししたり、全社員で統一したりしている会社では、確認期間が単純な1年とならない特例があります。制度変更の経緯も含めて確認し、通常の扱いを機械的に当てはめないようにします。

本人の請求による取得と計画的付与による取得も、年5日の確認に含めます。本人がすでに5日取得していれば、会社が追加で時季指定をする必要はなく、その指定もできません。

一方、時間単位年休の取得分は、この5日から差し引けません。半日単位の年休は0.5日として扱うため、勤怠システムで一日・半日・時間単位を区別して集計できているか確かめましょう。

例えば、一日単位の年休を3日、半日単位を2回取得していれば、確認できる取得日数は4日です。これに時間単位年休があっても、それを足して年5日を達成したとは扱いません。

実務では、「取得済み」と「申請・承認済みの予定」を別の欄にすると状況を把握しやすくなります。休暇予定が変更されたまま集計に残っていないか、年休管理簿と実際の勤怠記録を照合することも必要です。

取得日数が足りない社員については、期限までに休める日程を本人と確認します。使用者による時季指定では、本人の意見を聴き、できる限り希望に沿うよう、その意見を尊重する努力が求められます。

会社が一方的に日付だけを伝えるのではなく、取得希望日と担当業務を確認し、引継ぎや代替担当を調整しましょう。就業規則にも、時季指定の対象者の範囲や方法などの記載が必要です。

例えば、休めない理由が「その人しか処理できない月次業務」にあるなら、声掛けを増やすだけでは解決しません。作業手順の共有や担当の複数化を検討し、休暇中に誰がどこまで対応するかを決めます。

取得状況の確認を、期限までの対応と、休めない原因の改善につなげましょう。月に一度など自社で確認日を決め、人事と現場の上司が同じ記録を見て、対応後に取得できたかまで確かめる運用がお勧めです。

付与日や集計方法に不安がある場合、休めない業務の見直しも含めて、社会保険労務士法人エリクスへご相談ください。

参考資料（一次資料）

厚生労働省「年次有給休暇取得促進特設サイト・事業主の方へ」

厚生労働省「改正労働基準法に関する資料」（年5日以上の年休取得に関する解釈等）