2026年08月18日

残業申請と勤怠がずれていない？給与計算前に会社が確認したい3点

給与計算前の確認は「残業申請の承認」だけで終わらせない

毎月の給与計算では、承認済みの残業申請だけを集計していれば安心と思われがちです。しかし、タイムカード、勤怠システムの打刻、PCの利用記録、シフト表などと残業申請の内容がずれていると、実際に働いた時間を適切に反映できないおそれがあります。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、使用者に労働時間を適正に把握し、適切に管理する責務があることを示しています。給与計算の締め日前後は、単なる集計作業ではなく、勤怠記録と賃金計算の元となる時間数がつながっているかを確認する機会にしましょう。

まず、始業・終業時刻をどの記録で確定させるのかを、職場内で明確にします。ガイドラインは、使用者が自ら確認・記録する方法のほか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録による把握を例示しています。

打刻がない日や、直行直帰・テレワークで通常と異なる方法を使う日についても、誰が、いつ、どの方法で確認するかを決めておくことが重要です。勤怠システムの設定だけではなく、現場の運用と給与担当者が受け取るデータが一致しているかを確認します。

自己申告制を採る場合、申告時間をそのまま確定値として扱うのではなく、実際の労働時間と合っているかを必要に応じて確認します。入退場記録やPC使用時間など、事業場内にいた時間が分かるデータと自己申告に著しい差があるときは、実態調査と必要な補正を行うことがガイドラインで示されています。

例えば、毎月同じ部署だけ打刻後の残業が多い、残業申請が一定時間で止まる、上長が申請を差し戻す理由があいまい、といった状態は確認のきっかけになります。差が直ちにすべて労働時間になるとは限りませんが、理由を確認せずに差を放置しないことが大切です。

労働基準法施行規則では、賃金台帳に労働日数、労働時間数のほか、時間外労働、休日労働、深夜労働をさせた場合の各時間数を労働者ごとに記入することとされています。勤怠側の集計区分と給与ソフトの支給区分が合っていなければ、割増賃金の計算や台帳の記載にも影響します。

月ごとに、通常勤務・時間外・休日・深夜の時間数を、勤怠集計、給与計算結果、賃金台帳の三つで突き合わせましょう。修正が発生した場合は、どの記録を修正し、いつの給与に反映したかを残す運用にすると、担当者交代や問い合わせへの対応もしやすくなります。

残業の事前申請ルールがあっても、実労働時間の把握まで不要になるわけではありません。申請・打刻・承認・給与連携の各担当者、締め日、修正権限、例外時の連絡方法を一枚に整理すると、毎月の確認漏れを減らせます。

勤怠データと残業申請、給与計算の照合方法を見直したい、賃金台帳や割増賃金の運用を自社に合わせて整えたい場合は、社会保険労務士法人エリクスへご相談ください。

厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（PDF）」

厚生労働省「労働基準法施行規則」